Privacybeleid

1. Voor wie dit beleid geldt

Dit beleid geldt voor iedereen van wie persoonsgegevens bij ons terechtkomen. Dat is breder dan de mensen die inloggen:

• Bezoekers van orin.software, inclusief iedereen die een demo inplant of ons via de contactpagina schrijft.
• Gebruikers van het Orin-platform: planners, beheerders en key users bij een klantorganisatie.
• Chauffeurs die de Orin-chauffeursapp gebruiken.
• Mensen die in de operationele gegevens van een klant voorkomen: een contactpersoon bij een verlader, een ontvanger op een afleveradres, de chauffeur van een charter.

Hoofdstuk 2 is voor die laatste groep het belangrijkst, want voor hun gegevens zijn wij niet degene die de beslissingen neemt.

2. Wie waarvoor verantwoordelijk is

De AVG maakt onderscheid tussen de partij die bepaalt waarom en hoe gegevens verwerkt worden (de verwerkingsverantwoordelijke) en de partij die ze in opdracht verwerkt (de verwerker). Orin is allebei, voor verschillende gegevens, en het is de moeite waard om precies te zijn over welke.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor:

• websitebezoekers, demo-aanvragen en contactverzoeken;
• de beheerder- en factuurcontactpersonen van een klantaccount;
• onze eigen beveiligings-, diagnose- en boekhoudgegevens.

Wij zijn verwerker voor:

• alles wat een klantorganisatie in het platform zet om haar transport te draaien: zendingen, adressen, contactpersonen van ontvangers, chauffeurs, afleverbewijzen, tarieven en facturen.

Voor die tweede groep is de klantorganisatie de verantwoordelijke. Wij handelen in hun opdracht onder onze verwerkersovereenkomst, en wij bepalen niet wat er verzameld wordt of waarom. Ben je ontvanger, chauffeur bij een charter of contactpersoon bij een verlader en wil je je gegevens laten corrigeren of verwijderen, dan is het bedrijf dat het transport regelde het juiste adres. Schrijf ons gerust: wij wijzen je de weg en helpen hen het te beantwoorden.

Orin Technologies BV, gevestigd in Nederland.
Privacycontact: legal@orin.software

Wij hebben geen wettelijke functionaris gegevensbescherming aangesteld; dat hoeft voor ons niet. Bovenstaand adres komt bij de mensen die kunnen antwoorden.

3. Wat we verzamelen

Alleen wat een functie nodig heeft. Waar iets optioneel is of bij één functie hoort, staat dat erbij.

A. Account en contact

• Naam en zakelijk e-mailadres.
• Mobiel telefoonnummer (verplicht voor chauffeurs, die ermee inloggen; optioneel voor de rest).
• Btw- of fiscaal nummer (alleen voor accounts die wij factureren).

B. Facturatie

• Factuuradres en betaalgegevens.
• Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe en bereiken onze servers nooit.

C. Operationele gegevens (je klantorganisatie is de verantwoordelijke)

• Laad- en losadressen, tijdvensters en instructies.
• Omschrijving van de goederen.
• Contactnaam en telefoonnummer bij een stop.
• Rit- en zendinghistorie, statussen en gebeurtenissen.
• Afleverbewijs: foto's en een handtekening, met tijd en plaats van vastleggen.

D. Technisch

• Apparaattype, besturingssysteem en appversie.
• IP-adres.
• Fout- en crashmeldingen, en diagnoselogs.

E. Website en demo-aanvragen

• De naam, het zakelijke e-mailadres, het bedrijf en het gewenste tijdstip die je invult bij het inplannen van een demo.
• Websitestatistieken, maar alleen als je die accepteert. Zie hoofdstuk 12.

4. De chauffeursapp op een telefoon

De chauffeursapp is een webapp die in de browser van de telefoon draait; daarnaast is er een native iOS-app. Allebei vragen ze om het volgende, en de telefoon geeft niets vrij zonder dat de chauffeur akkoord gaat.

• Camera. Voor foto's als afleverbewijs en voor het vastleggen van een incident (schade, weigering, adres niet gevonden). Foto's worden bewaard bij de aflevering waar ze bij horen.
• Locatie. Eenmalig uitgelezen op het moment dat de chauffeur een aankomst of vertrek vastlegt, zodat bij de stop staat waar dat werkelijk gebeurde. Er wordt niet doorlopend gemeten en de app volgt een chauffeur niet tussen stops. Weigeren betekent niet dat de chauffeur niet verder kan: de stop wordt dan zonder positie vastgelegd.
• Pushmeldingen. Voor een nieuw toegewezen rit, wijzigingen daarin, en berichten van support. Uit te zetten in de instellingen van de telefoon.
• Lokale opslag. Om de rit en vastgelegd bewijs te bewaren als er geen bereik is, zodat de chauffeur offline doorwerkt en de wachtrij synct zodra er weer verbinding is.

5. Waarom we het verwerken, en op welke grondslag

Wij verkopen, verhuren of delen geen persoonsgegevens voor advertenties, en we profileren je er niet voor.

6. Wie het verder ziet

A. De mensen aan wie je een tracking-link stuurt

Als je een tracking-link deelt, ziet de ontvanger wat het zichtbaarheidsniveau van die link toelaat, en dat kies jij. Een link kun je altijd intrekken.

B. Leveranciers die gegevens voor ons verwerken

Elk van hen is gebonden aan een verwerkersovereenkomst en mag de gegevens alleen gebruiken om die dienst aan ons te leveren. De leidende lijst, met de gegevenscategorieën per leverancier, is de sub-verwerkerslijst, en klanten krijgen 30 dagen van tevoren bericht voordat we er iets aan toevoegen.

C. Wanneer de wet het vraagt

We kunnen gegevens verstrekken als een wet, rechter of toezichthouder dat vereist, of om de rechten en veiligheid van Orin, onze klanten of derden te beschermen.

7. Documenten lezen met AI

Om order-e-mails, transportdocumenten, charterfacturen en getekende afleverbewijzen om te zetten in gestructureerde gegevens sturen we de inhoud naar AI-leveranciers die als onze verwerker optreden: Anthropic (Claude) voor het lezen zelf, Postmark voor inkomende e-mail, en Voyage AI voor de tekstrepresentaties die de nauwkeurigheid verhogen. Geen van hen gebruikt de inhoud om modellen te trainen.

Standaard controleert en bevestigt een mens elke lezing voordat er een zending in je operatie ontstaat. Automatisch bevestigen van lezingen met hoge zekerheid is een aparte instelling die uitgeschakeld geleverd wordt. Zet een klantorganisatie die aan, dan kiest zij de drempel, dragen zo aangemaakte records een banner die ze markeert voor controle, en wordt een leveranciersfactuur nooit automatisch geboekt, wat de instelling ook is. Of hij aanstaat, is de keuze van de klantorganisatie en niet van ons.

Correcties die tijdens het controleren gemaakt worden, worden als voorbeeld bewaard voor het eigen account van die klant en gebruikt om de volgende lezingen van dat account te verbeteren. Een gedeelde bank over klanten heen bestaat als losse opt-in en staat uit, tenzij een klant hem bewust inschakelt.

8. Gegevens buiten de EU

Het platform zelf, inclusief de database en de bestandsopslag, draait op Microsoft Azure in de Europese Unie. Productstatistieken (PostHog) en live chat (Crisp) worden eveneens in de EU verwerkt.

Specifieke functies sturen specifieke gegevens naar leveranciers die ze in de Verenigde Staten verwerken: AI-lezen, inkomende e-mail, betalingen, adresopzoeken, pushmeldingen, sms en websitestatistieken. Voor die doorgiften steunen we op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomst van elke leverancier, en op certificering onder het EU-US Data Privacy Framework waar een leverancier die heeft. We sturen elke leverancier alleen wat zijn functie nodig heeft.

Daarom noemen we het platform EU-gehost in plaats van te beweren dat er nooit iets de EU verlaat. In de sub-verwerkerslijst staat per leverancier wat het is.

9. Hoe lang we het bewaren

Een klantorganisatie kan voor haar eigen operationele gegevens kortere termijnen instellen, en wat er met die gegevens gebeurt als het contract eindigt staat in de verwerkersovereenkomst. Je eigen account verwijderen staat beschreven op Mijn account verwijderen.

10. Je rechten

Onder de AVG kun je inzage vragen in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, een overdraagbare kopie, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of een gegeven toestemming intrekken. Je kunt ook klagen bij een toezichthouder: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, elders in de EU je eigen nationale toezichthouder.

Waar je het verzoek naartoe stuurt hangt af van hoofdstuk 2. Gaat het over je eigen account, je websitebezoek of een demo-aanvraag, schrijf dan naar legal@orin.software; wij antwoorden binnen een maand. Gaat het over operationele gegevens die een transportbedrijf in Orin heeft gezet, dan is dat bedrijf de verantwoordelijke en beslist het; stuur het naar hen, of naar ons, dan zetten wij het door en helpen we hen.

Accounthouders kunnen hun eigen gegevens ook vanuit het platform exporteren of verwijderen, zonder het aan iemand te vragen.

11. Beveiliging

Dit zijn de maatregelen die daadwerkelijk getroffen zijn:

• Versleuteling onderweg (TLS) en in rust, op beheerde opslag en database van Azure.
• De productiedatabase is alleen bereikbaar via een privé netwerkeindpunt binnen ons eigen virtuele netwerk, niet vanaf het publieke internet.
• Wachtwoorden en pincodes van chauffeurs worden gehasht opgeslagen, nooit leesbaar.
• Strikte scheiding tussen klantaccounts, afgedwongen in de datalaag en niet doordat applicatiecode eraan moet denken te filteren.
• Toegang op basis van rollen, waarbij toegang tot de gegevens van een afdeling beperkt blijft tot wie ze nodig heeft.
• Geheimen in Azure Key Vault in plaats van in configuratiebestanden.
• Automatische, versleutelde back-ups.
• Logging van applicatie en infrastructuur, met alarmering op storingen.

Inloggen op het platform gaat met e-mailadres en wachtwoord, of via je eigen identiteitsprovider met Microsoft Entra ID single sign-on op Enterprise-accounts, waarbij het meervoudige-authenticatiebeleid van je eigen organisatie geldt. Chauffeurs loggen in met een telefoonnummer of bedrijfscode plus een pincode.

We hebben op dit moment geen ISO 27001-certificaat en geen SOC 2-rapport. Heeft je inkoopproces er een nodig, zeg het dan: dan zeggen we dat eerlijk in plaats van je naar een pagina te wijzen die iets anders suggereert.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Bij een inbreuk die waarschijnlijk een risico oplevert, informeren we de betrokken klantorganisaties zonder onnodige vertraging en de toezichthouder zoals de wet voorschrijft.

12. Cookies en statistieken

• Noodzakelijk. Inloggen, sessie en beveiliging. Die zijn nodig om de Dienst te laten werken en zijn niet optioneel.
• Lokale opslag. Voorkeuren zoals je taal en je cookiekeuze, op je eigen apparaat.
• Websitestatistieken op orin.software. Google Analytics 4, dat pas laadt nadat je op Accepteren drukt in de cookiebanner. Druk je op Weigeren, dan wordt het helemaal niet geladen.
• Productstatistieken binnen het platform. PostHog, gehost in de EU, om te zien welke functies gebruikt worden en waar mensen vastlopen. Niet voor advertenties.

Nog twee derde partijen raken specifiek deze website. Google Fonts levert de twee lettertypen waarin de site gezet is, wat betekent dat je browser ze bij elke pagina bij Google opvraagt en Google je IP-adres ziet; het wordt niet gebruikt om je te identificeren of te volgen. YouTube host de twee productvideo’s, en er wordt niets bij opgevraagd tot je op afspelen drukt: tot dat moment kijk je naar een afbeelding die wij zelf serveren. Drukken op afspelen laadt de speler van youtube-nocookie.com, en vanaf dat moment gelden de voorwaarden van Google voor het afspelen.

We gebruiken geen advertentiecookies en volgen je niet over andere websites. Je keuze kun je altijd wijzigen: open de cookie-instellingen.

13. Kinderen

Orin is een zakelijk hulpmiddel. Het richt zich niet op kinderen en we verzamelen bewust geen gegevens van kinderen. Accounts worden aangemaakt door een klantorganisatie voor haar eigen medewerkers, en het is de verantwoordelijkheid van die organisatie om ze alleen uit te geven aan mensen die zij in dienst heeft of inhuurt. Denk je dat gegevens van een kind bij ons terecht zijn gekomen, schrijf dan naar legal@orin.software, dan verwijderen we ze.

14. Advertenties

Die zijn er niet. Geen advertenties in het platform of de chauffeursapp, geen advertentienetwerken van derden, en geen advertentie-identificatoren.

15. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid draagt een versienummer en een datum, allebei bovenaan. Wijzigen we iets wezenlijks, dan passen we beide aan, informeren we de accountbeheerders van klanten per e-mail en tonen we een melding in het platform. Hangt een wijziging af van toestemming, dan vragen we die opnieuw in plaats van hem te veronderstellen.

16. Contact

Privacyvragen, verzoeken en klachten: legal@orin.software.

Bijbehorende documenten: de verwerkersovereenkomst, de sub-verwerkerslijst, en Mijn account verwijderen.