Laatst bijgewerkt: Juni 2026

Orin Technologies BV ("Orin", "wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van uw privacy en het waarborgen van uw persoonsgegevens wanneer u de Minharota app en gerelateerde Orin diensten ("Dienst") gebruikt.

Dit Privacybeleid legt uit welke informatie wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en delen, uw privacyrechten en hoe u contact met ons kunt opnemen. Door de Dienst te gebruiken, gaat u akkoord met de hier beschreven voorwaarden.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Orin Technologies BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens die via onze Diensten worden verwerkt.

Heeft u vragen over dit beleid of onze privacypraktijken, dan kunt u contact met ons opnemen via:
📧 E-mail: legal@orin.software

2. Welke informatie wij verzamelen

Wij verzamelen alleen de informatie die noodzakelijk is om de Dienst te leveren, onderhouden, beveiligen en verbeteren. Afhankelijk van hoe u de Dienst gebruikt, kunnen wij het volgende verzamelen:

A. Account- & Contactgegevens

Volledige naam
E-mailadres
Telefoonnummer

B. Betalings- & Abonnementsgegevens

Facturatiegegevens
Betalingstransactiegegevens

C. Dienstgebruiksgegevens

Informatie die u invoert in de app (bijv. voorkeuren, invoer)
Logs en diagnostische gegevens
App-interactiegegevens om functiegebruik te begrijpen

D. Technische Gegevens

Apparaat- en browsertype
IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd)
Versie besturingssysteem
Fout-/crashrapporten

Wij verzamelen niet opzettelijk gevoelige persoonsgegevens (zoals ras, religie of gezondheidsgegevens), tenzij u deze expliciet verstrekt en alleen wanneer dit noodzakelijk is.

3. Hoe wij uw gegevens verzamelen

Gegevens worden op de volgende manieren verzameld:

Rechtstreeks van u: wanneer u een account aanmaakt, de Dienst gebruikt of contact opneemt met support.
Automatisch: van uw apparaat en app-gebruik (analytics, logs).
Van externe partners: alleen wanneer nodig om de Dienst te leveren (bijv. betalingsverwerkers, hostingdiensten).

4. Waarom wij uw gegevens verzamelen & hoe wij deze gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende legitieme doeleinden:

Dienstverlening & Ondersteuning

Aanmaken en beheren van uw account
Verwerken en uitvoeren van transacties
Bieden van klantenondersteuning

Bedrijfsvoering & Verbeteringen

Exploiteren en verbeteren van de Dienst
Monitoren op fouten, beschermen tegen misbruik en oplossen van problemen
Uitvoeren van interne analyses om functies te verbeteren

Juridisch & Naleving

Voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen

Wij verkopen, verhuren of delen uw persoonlijke informatie niet voor reclame- of marketingdoeleinden.

5. Rechtsgrond voor Verwerking (Indien Van Toepassing)

Waar vereist onder toepasselijk recht (bijv. AVG), verwerken wij persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende gronden:

Contractuele noodzaak: om de door u gevraagde Dienst te leveren
Gerechtvaardigde belangen: voor beveiliging, analyses, functieverbetering
Wettelijke verplichtingen: belasting, boekhouding, geschillenbeslechting
Toestemming: wanneer expliciet gevraagd voor optionele communicatie of specifieke functies

6. Derden & Subverwerkers

Wij delen uw gegevens alleen met vertrouwde derden (subverwerkers) wanneer dit noodzakelijk is om de Dienst te leveren:

Cloud hosting en infrastructuur (Microsoft Azure, EU-regio)
Betalingsverwerkers (Stripe of equivalent)
Verwerking van inkomende order-e-mail (Postmark)
AI-extractie van gegevens uit documenten (Anthropic / Claude)
Tekstrepresentaties ter verbetering van de extractie (Voyage AI)
Technische ondersteuning en platformdienstverleners

Alle subverwerkers zijn gebonden aan passende gegevensverwerkersovereenkomsten (conform art. 28 AVG) en moeten de vertrouwelijkheid van uw gegevens handhaven. Wij delen geen gegevens voor marketingdoeleinden. Een actuele lijst van subverwerkers vindt u in onze subverwerkerslijst.

AI en automatische gegevensextractie

Om de transportdocumenten en order-e-mails die u ons stuurt om te zetten in gestructureerde zendinggegevens, gebruiken wij AI-diensten die gegevens zoals namen, adressen, contactgegevens en zendinginformatie uit die documenten halen. Hiervoor gebruiken wij Anthropic (Claude) als verwerker; inkomende e-mail wordt verwerkt door Postmark en Voyage AI maakt tekstrepresentaties die de nauwkeurigheid van de extractie verbeteren. Deze partijen verwerken de inhoud uitsluitend om de Dienst aan ons te leveren en gebruiken deze niet om hun modellen te trainen. Vóór gebruik van de geëxtraheerde gegevens vindt een menselijke controle plaats.

Internationale doorgifte

Uw gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (Microsoft Azure, EU-regio). Sommige van de hierboven genoemde subverwerkers — met name de AI-, e-mail- en embeddingproviders (Anthropic, Postmark en Voyage AI) — verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER baseren wij ons op passende waarborgen onder hoofdstuk V AVG: de modelcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomst van elke partij, en — waar beschikbaar — de certificering van de leverancier onder het EU-VS Data Privacy Framework, samen met aanvullende technische maatregelen zoals versleuteling tijdens verzending en beperkte bewaring. Wij beperken de met elke subverwerker gedeelde persoonsgegevens tot wat de betreffende functie vereist.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als noodzakelijk om:

De Dienst te leveren en te exploiteren
Te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten
Geschillen op te lossen en overeenkomsten af te dwingen

Specifiek:

Actieve accountgegevens: bewaard zolang uw account actief is
Verwijderde accounts en backups: verwijderd binnen 90 dagen
Financiële en fiscale gegevens: 7 jaar bewaard (waar wettelijk vereist)

8. Uw Privacyrechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage: om uw informatie te bekijken
Rectificatie: om onjuiste gegevens bij te werken
Verwijdering: om verwijdering van uw gegevens te verzoeken
Beperking of bezwaar: tegen bepaalde gegevensverwerking
Overdraagbaarheid: om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
Intrekking van Toestemming: op elk moment

Om uw rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via legal@orin.software. Wij reageren binnen de toepasselijke wettelijke termijnen.

9. Cookies, Tracking & Analytics

Wij gebruiken geen tracking cookies voor reclame.

Wij kunnen strikt noodzakelijke cookies gebruiken voor authenticatie of app-functionaliteit. Alle analytics die wij verzamelen:

Worden alleen gebruikt voor interne verbetering
Zijn privacy-gericht en identificeren u niet persoonlijk
Volgen u niet over niet-gerelateerde websites of diensten

10. Privacy van Kinderen

Onze Dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als wij ontdekken dat wij gegevens hebben verzameld van een minderjarige zonder toestemming, zullen wij stappen ondernemen om deze te verwijderen.

11. Beveiligingsmaatregelen

Wij implementeren technische en organisatorische waarborgen zoals:

Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
Veilige wachtwoord-hashing
Rolgebaseerde toegangscontrole
Monitoring en logging
Regelmatige updates en beveiligingstests

Ondanks deze maatregelen is geen enkel systeem volledig veilig.

12. Wijzigingen in dit Beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer wijzigingen materieel zijn, communiceren wij updates vooraf. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

13. Contact & Klachten

Voor vragen over dit Privacybeleid of hoe wij met uw gegevens omgaan:
E-mail: legal@orin.software

Als u van mening bent dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, kunt u ook een klacht indienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit (in Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens).