Onboarding & migratie
Overstappen zonder je operatie opnieuw op te bouwen.
Jij stuurt een export uit het systeem dat je vandaag draait. Die komt terug als een werkende omgeving: klanten, adressen, wagens, chauffeurs, tariefkaarten en je ritdata, ingeladen en gecontroleerd. Jij controleert het resultaat in plaats van het in te tikken.
Een middelgrote vervoerder brengt meestal zoiets als achthonderd klanten, drieduizend adressen, de wagen- en chauffeurslijst, een handvol tariefkaarten en een EDI-koppeling met de twee grootste opdrachtgevers mee. Dat is de omvang van de klus, geen ondergrens en geen resultaat.
Jij exporteert, wij laden
Jij stuurt wat je systeem eruit geeft. Wij mappen het, laden het en leveren een gevulde omgeving op.
Eén afdeling in dagen
Een eerste afdeling is dagen werk. Een volledige overstap met koppelingen en meerdere entiteiten is een traject dat we eerst met je afbakenen.
Ook je historie
Afgeronde ritten komen mee, dus het leren van stoptijden begint gevuld. Hoeveel dat helpt hangt af van hoeveel historie je export meebrengt.
Jij geeft akkoord
Er gaat niets live voordat jij de ingeladen gegevens hebt nagelopen en akkoord bent.
Hoe een overstap echt verloopt
Vijf stappen, en wat elke kant daarin doet.
- 1
Kennismaking
Dertig minuten. Wat je vandaag draait, welke afdeling eerst gaat, en wat er mee moet.
- 2
Proefexport
Jij stuurt één export. Binnen een dag laten we weten of we hem kunnen lezen en wat eruit ontbreekt.
- 3
Laden en valideren
Wij mappen en laden klanten, adressen, wagens, chauffeurs, tarieven en historie. Elke regel die afvalt komt terug op een lijst met de reden.
- 4
Controleren, en ernaast draaien
Jij loopt de ingeladen gegevens na en geeft akkoord. Je planners kunnen in Orin werken naast het oude systeem, zo lang als je wilt; daar verandert ondertussen niets.
- 5
Live
Jij kiest de datum. Lopende opdrachten maken ze af in het systeem waar ze begonnen; nieuwe orders starten in Orin. De onboarding van de eerste afdeling is gratis.
Je stamdata, voor je verhuisd
Stuur een export uit wat je vandaag draait. Wij mappen het, laden het en geven het terug ter controle: je beoordeelt een gevuld systeem in plaats van er zelf een op te bouwen. Geen importweekend, geen uitzendkracht die zit te typen.
CSV, Excel en XML zijn het normale geval, en we hebben adapters voor de gangbare TMS-exports. Geeft dat van jou iets anders, stuur dan één bestand; binnen een dag weet je of we het kunnen lezen.
- Klanten, adressen, wagens, chauffeurs, tariefkaarten en kostenstructuren komen samen over, zodat het systeem klopt in plaats van half gevuld te zijn.
- Adressen worden onderweg gegeocodeerd, dus plannen en afstandsberekening werken vanaf dag één en niet pas nadat iemand duizend postcodes heeft rechtgezet.
- Klanten worden gematcht aan wat je al hebt, nooit blind aangemaakt: de snelste manier om een nieuw systeem te verpesten is dezelfde klant vier keer importeren onder vier schrijfwijzen.
- Elke regel wordt gevalideerd voordat hij landt, en je krijgt een rapport per regel van wat niet lukte, zodat problemen een lijstje zijn en geen verrassing in week drie.
Je historie komt mee, en dat doet meer dan je denkt
De meeste migraties nemen de stamdata mee en laten het verleden achter. Dat kost je stilletjes een kwartaal aan matige planning, want een systeem zonder historie weet niet hoe lang iets werkelijk duurt.
- Afgeronde ritten komen binnen in dezelfde stroom die stoptijden-leren voedt, dus de planner opent met realistische duren per adres in plaats van standaardwaarden.
- Inclusief dat ene adres waar je altijd twee uur staat. Orin weet dat op dag één, omdat het in jouw data al gebeurd was voordat je binnenkwam.
- Vraagvoorspelling werkt op diezelfde historie, dus capaciteitsplanning is direct bruikbaar in plaats van na maanden opbouwen.
- Wat standaard niet meekomt: gescande documenten, afleverbewijzen en facturen uit je oude systeem. Die blijven waar ze zijn, tenzij we afspreken ze mee te nemen, want ze zijn omvangrijk, zelden nodig en makkelijk verkeerd te doen.
Koppelingen: gemapt met AI, geversioneerd en getest vóór livegang
Een EDI-koppeling maakt van een onboarding van twee weken meestal een van twee maanden, want er is aan beide kanten een ontwikkelaar nodig en veel e-mail. Dit is het deel waar mensen het meest van opkijken.
Wie wat doet: wij schrijven de mapping op basis van een echt voorbeeldbericht, jij of je partner test hem tegen een echt bericht, en hij gaat pas live als iemand aan jouw kant op activeren drukt. Tot die tijd draait productie gewoon door op wat er al draaide.
- Plak een echt voorbeeldbericht en AI stelt de mapping voor: je corrigeert 'm in plaats van 'm vanaf een leeg scherm te bouwen.
- Mappings zijn geversioneerd met een expliciete activatiestap, dus er verandert niets in productie omdat iemand zat te proberen.
- Elke mapping is vóór activatie te testen tegen een echt voorbeeld, zodat het eerste live bericht niet de eerste test is.
- Naast EDI: een gedocumenteerde REST partner-API met idempotency, uitgaande webhooks, bulk-CSV en een AFAS Profit-boekhoudkoppeling.
En je klanten kunnen het meeste zelf
Elke klant die je orders elektronisch wil sturen is normaal gesproken een project voor jouw IT. In Orin doen ze het werk vanuit hun eigen portaallogin, en jouw planner drukt aan het eind op de knop.
Meer over koppelingen →- Ze stellen zelf een mapping voor hun eigen berichttype voor en testen die tegen een echt voorbeeldbericht, vanuit het portaal. Die komt inactief binnen: jouw planner activeert hem, dus er komt niets in productie zonder dat iemand aan jouw kant akkoord is.
- Ze zien alleen hun eigen koppelingen en hun eigen versiehistorie, binnen wat ze toegekend hebben gekregen.
Wat je op dag één opent
Een gevulde omgeving: klanten, wagens, lopende orders, en de cijfers die daaruit komen. Geen lege schil met een aan-de-slag-lijstje.
Vragen die we vaak krijgen
Wat hebben jullie precies van ons nodig?
Een export uit je huidige systeem, in welk formaat het dat ook oplevert. We hebben adapters voor gangbare TMS-exports en schrijven er een als die van jou afwijkt. Verder een paar korte sessies om af te stemmen hoe je afdelingen, kostensoorten en tariefstructuren moeten landen. Jij bereidt overleggen voor, wij configureren ertussendoor.
Hoe lang duurt het?
Dagen in plaats van maanden voor één afdeling. De variabele is zelden de data: het is hoeveel beslissingen er over structuur genomen moeten worden en hoe snel jullie kant die beantwoordt. Grotere groepen met meerdere entiteiten duren langer omdat er echt meer te beslissen valt, niet omdat het laden trager gaat.
En als onze data een zooitje is?
Dat is meestal zo, en de migratie is een goed moment om daarachter te komen. Regels worden gevalideerd voordat ze landen en wat afvalt komt terug als rapport per regel, zodat dubbele klanten en halve adressen een werklijst worden in plaats van later verwarring. Daarna zit er in Orin ook nog een data-kwaliteitsscan.
Kunnen we het proberen voordat we ons aan een migratie binden?
Ja, op twee manieren. We zetten een omgeving voor je klaar met demodata om in rond te klikken. Beter nog: stuur ons een dagexport en we laten je je eigen operatie in Orin zien (inclusief wat de optimizer ermee doet) vóórdat je iets beslist.
Wat kost het?
De onboarding van je eerste afdeling is gratis, en dat omvat de migratie van je stamdata en historie, de sessies waarin we de structuur afspreken, en het op weg helpen van je gebruikers. Wat daarbuiten valt offreren we vooraf: een tweede of derde rechtspersoon, een koppeling op maat, of een export waar we een nieuwe adapter voor moeten schrijven. Je krijgt geen implementatiefactuur waar je niet vooraf mee akkoord bent gegaan.
Bespreek het eerst, voordat je iets exporteert.
Bespreek je migratieDertig minuten over wat je vandaag draait en wat een overstap zou inhouden. Stuur daarna een export als je je eigen operatie in Orin wilt zien.